#5SDigital se incorpora al catágogo de KnowInn 2016 de Euskalit Gestión Avanzada

Euskalit, dentro de su Programación KnowInn 2016 (metodología desarrollada por EUSKALIT para el aprendizaje y la implantación de metodologías de gestión, se basa en el autoestudio, la puesta en práctica y el intercambio de experiencias y tiene como objetivo final aplicar las herramientas de gestión más avanzadas para que las organizaciones sean más efectivas y competitivas) ha incorporado a su catálogo la Metodología: «Implantación de las 5S en un entorno digital de trabajo» que denominamos #5SDigital. La metodología ha sido experimentada ya con éxito a lo largo de varias experiencias anteriores y se incorpora definitivamente al Catálogo de KnowInn como una evolución de la implantación de 5S en Taller y 5S en Oficinas (ambas en entornos físicos, no digitales).

El programa KnowInn está dirigido sobre todo a Gerentes, Directivos y Técnicos de todo tipo de organizaciones de la CAPV. Está orientado a personas con capacidad de toma de decisiones.

KnowInn consta de una oferta variada, dividida en módulos independientes entre sí, disponibles en varias fechas y lugares a lo largo del año. Puede descargar de el catálogo en pdf, aunque recuerde que a lo largo del año la información del mismo puede ir evolucionando y siempre estará actualizada en www.euskalit.net/knowinn.

¿Por qué un método de organización para ser más productivos en nuestro trabajo?

Primera hora de la mañana, comienzas tu trabajo. Probablemente, muchas de nosotras, personas trabajadoras del conocimiento, lo primero que hacemos es activar nuestros ordenadores (probablemente ya hayamos interactuado con nuestros smartphones y/o tablets antes de colocarnos ante el puesto de trabajo). El escritorio de tu ordenador se activa y comienza la labor. Normalmente hemos adquirido la mala costumbre de lo primero de todo, abrir nuestro correo electrónico y empezar a gestionarlo. Digo mala costumbre porque lo primero de todo debería de ser planificar y revisar las acciones, tareas, proyectos, citas del día y ajustar y priorizar lo que tenemos que hacer, pero como siempre recibimos esa «última actualización, cambio de cita, etc… por el correo electrónico, lo situamos como primera acción.

Nos encontramos con una bandeja de entrada llena de correos que debemos gestionar, organizar, priorizar y/o archivar en su lugar correspondiente. ¿Realmente organizamos, priorizamos y archivamos en su lugar? Aquí es donde empieza el sistema de organización que cada uno posea.

Dejemos a un lado el correo electrónico, empezamos a trabajar y necesitamos localizar un documento en un recurso compartido en el servidor de nuestra organización. ¿Cómo lo encontramos? Dependerá de cómo lo tengamos organizado. ¿Quién ha decidido cómo se organiza? ¿El departamento de Tecnologías de la Información?, ¿Administración?, ¿El Departamento de Organización?, o … ¿Cada cual mete las cosas según su propio criterio e interés?.

A mi me interesa que mi información esté organizada de esta manera porque es como yo más fácilmente la encuentro (o eso creo), pero ¿qué pasa cuando el lugar donde yo guardo las cosas es un lugar compartido? Si cada cual guarda las cosas a su manera, existirá un caos organizativo en el que será difícil encontrar algo. Mañana estoy enfermo o fuera de mi lugar de trabajo, necesito un documento, no tengo acceso al servidor en el que está guardado y pido ayuda a otra persona de la organización para que me facilite el documento, ¿será capaz esta persona de encontrarla?.

¿Cómo trabajamos cada una de las personas en una organización? Observemos a nuestro entorno y luego observémonos a nosotros mismos y cómo lo hacemos. Habitualmente gestionamos varias fuentes de información, pero sobre todo, trabajamos inmediatamente con información que nosotros mismos generamos y que guardamos en nuestros sistemas. Esta información normalmente la guardamos en documentos ofimáticos, bases de datos, sistemas de gestión de información (ERP, CRM, …), gestores de correo y gestores de calendario.

Cuando se trata de guardar la información en sistemas ERP o CRM y en Bases de Datos, la información ya está estructurada y alguien se ha preocupado de establecer una organización previa que todos conocemos y que todos respetamos de manera que se garantice el acceso a la información en el menor tiempo posible, su calidad y seguridad.

El problema viene con nuestros propios documentos ofimáticos, nuestros archivos multimedia, nuestros correos, incluso nuestra agenda de citas o calendario. ¿Cómo lo hacemos?.

Empecemos, tengo que hacer un informe, lanzo mi procesador de textos, empiezo a escribir, recopilo información, la estructuro, añado, cambio, busco más, lo pongo bonito y lo guardo. ¿Dónde lo guardo? Por defecto, los sistemas actuales guardan los documentos de ofimática en lugar predeterminado del propio ordenador de la persona usuaria (el típico «Mis Documentos», ¿verdad que os suena?). Algunos administradores de sistemas, redirigen esas carpetas a un lugar determinado en un sistema compartido alojado en un servidor de manera que no se guarden en la máquina local para poder disponer de mecanismos de seguridad sobre ellos (copias, protección, accesos, …). Otros Administradores de Sistemas «mapean» unidades compartidas como si fueran unidades locales para que las personas de la organización lo utilicen como sistema común de almacenamiento. En todo caso, el lugar donde guardamos esos documentos se empieza a llenar de cosas. El sistema operativo entonces nos propone que organicemos las cosas en lugares de almacenamiento que denominamos «carpetas» donde vamos metiendo cada cosa donde nos interesa. Estas carpetas a su vez tienen otras carpetas y vamos construyendo una estructura de árbol (jerárquica). Este sistema crece hasta el infinito, ya que cada vez disponemos de mayor capacidad de almacenamiento y empieza el problema de «¿Para qué lo voy a borrar? Voy a guardarlo por si acaso». Ahí es donde empieza lo que denominamos «Síndrome de Diógenes Digital»: lo guardamos todo por sistema, lo que sea y donde sea.

He terminado de trabajar con el documento, está guardado en mi ordenador porque no estoy en la oficina, cuando llego a ella, me conecto al servidor común y muy disciplinado, guardo una copia en el lugar común de archivo/almacenamiento de la organización, como haría con un escrito o un expediente físico. El problema es que cuando se trata de algo físico, lo muevo, existiendo un sólo ejemplar del mismo, a no ser que se trate de guardar varias copias en lugares diferentes por sistema.

Ahora ese documento se lo tengo que enviar a un cliente, es un informe que debe validar, me dirijo a mi programa gestor de correo electrónico (sí, aún hay mucha gente que al gestor de correo le llama «Outlook»), pongo su dirección en el «Para», escribo el asunto, redacto el texto del mensaje del correo (soy muy organizado, tengo una plantilla para hacerlo siempre del mismo estilo y la utilizo), y adjunto el documento antes de enviarlo (vaya, ¿a que nunca nos ha pasado que hemos enviado el correo sin acordarnos de adjuntar el documento?). Le doy a enviar y el sistema se encarga de enviarlo a su destinatario. Aquí ya hemos incurrido en varios fallos «de principio», el documento que hemos realizado lo hemos creado con un determinado programa de ofimática y una determinada versión del mismo, con lo que se ha guardado en un determinado formato y lo enviamos a nuestro destinatario sin tener en cuenta si el mismo tendrá capacidad para abrir correctamente el documento que le enviamos. Deberíamos de haber acordado o utilizado un formato estándar o acordado con él previamente para evitar problemas. Tampoco hemos tenido en cuenta si el documento que le queremos enviar es demasiado «pesado» antes de enviarlo. Cuando las conexiones a internet eran de menor calidad esto era un factor importante ya que cuanto más grande era el documento adjunto más tardaba en enviarse y en recibirlo el destinatario, llegando incluso a bloquear la conexión de nuestro cliente en la recepción.

No hemos pensado que nosotros podemos disponer de un almacenamiento de correo casi ilimitado y una conexión de alta velocidad, pero que nuestro cliente puede tener un servicio de correo con capacidad de almacenamiento limitada, en una zona donde escasamente llega un ADSL de 1Mb y que lo tiene compartido con otras 10 personas y que además en lugar de disponer de tu flamante Microsoft Word 2016, tiene un Word 98 que no ha cambiado por que a él le sirve aún (no ha caído en la trampa de la «obsolescencia programada» o bien ha decidido utilizar otro tipo de sistema operativo (Mac, Linux, Unix, …) o bien otros sistemas ofimáticos de otros fabricantes o de Software Libre.

Vale, ya hemos enviado el correo con el documento adjunto, nuestro cliente lo recibe en su bandeja de entrada de su programa gestor de correo, lo descarga en su disco duro y lo guarda en su «Mis Documentos» y/o en su servidor o sistema de archivo compartido.

¿Cuántas copias del mismo documento existen ya en este momento? 1: la que he creado en mi ordenador, 2: la que he guardado en el sistema de archivo de mi organización, 3: la que figura como adjunto en el correo enviado al cliente, 4: la que figura en la bandeja de entrada de mi cliente, 5: la descargada en el ordenador del cliente, 6: la guardada en el sistema de archivo de la organización del cliente. 6 copias del mismo documento sin haberse realizado ningún cambio sobre él y teniendo sólo dos participantes en el acto. Imagina un equipo de trabajo de 6 personas o un documento enviado a toda una organización, ¿cuántas copias estarían circulando del mismo documento?. Y ¿si uno de los destinatarios realiza un cambio sobre él y lo devuelve a todos ellos? Habrá un segundo documento que volverá a multiplicarse como hemos visto anteriormente.

Todo este procedimiento es muy habitual, pero además imagina que este proyecto pertenece a varias organizaciones que colaboran en el mismo y en el que se van juntando diferentes documentos de distintos orígenes y con diversas versiones de cada uno y evoluciones/modificaciones. ¿Hasta dónde llegaríamos en el número de documentos? ¿Cómo garantizamos la seguridad de los documentos y el acceso a los mismos por las personas autorizadas? ¿Cómo sabemos qué versión es la buena? y lo que es más importante ¿Cuánto nos cuesta encontrar el documento adecuado (el que necesitamos encontrar) seis meses más tarde cuando llega esa auditoría?

De esto trata la Metodología #5SDigital. Ha sido desarrollada a partir de la Metodología 5S desarrollada por Toyota en la década de 1960 y que fue adaptada e implantada de la mano de Euskalit en multitud de talleres, fábricas y empresas de todo tipo y condición en el País Vasco y que posteriormente se amplió a las empresas de servicios y sus sistemas de archivo, almacenamiento y organización física. Ahora, finalmente, ha sido adaptada y aplicada al entorno digital, a nuestras informaciones «no tangibles» que ocupan espacio en nuestros dispositivos y que cada vez más suponen una carga en nuestro trabajo.

Las primeras experiencias de implantación de #5SDigital han sido desarrolladas por Julen Iturbe de «Consultoría Artesana en Red» de la mano del coordinador de los programas 5S de Euskalit @euskalit, Jon Campos , y en este ejercicio 2016, nos incorporamos como profesores titulares homologados para la impartición de #5SDigital junto a Julen Iturbe @juleniturbe, Iñaki Buitrón y Venan Llona @vllona (yo mismo).

En 2016 hay programadas 3 acciones formativas, la primera de las cuales empieza el 27 de enero de 2016 en Zamudio de la mano de Julen Iturbe (ha escrito un post en su blog sobre ello muy interesante), la segunda empieza el 21 de abril en Zamudio de la mano de Venan Llona y la tercera el 29 de septiembre en Donostia de la mano de Iñaki Buitrón. En caso de existir mayor demanda, siempre es posible que Euskalit pueda organizar nuevas convocatorias fuera del programa oficial para ayudar a las empresas en su implantación.

Si estas interesado en participar en cualquiera de ellas puedes dirigirte a Euskalit, contactar con Jon Campos o cualquiera de los tres profesores y podremos ampliarte la información que necesites. Los cursos dentro del programa KnowInn están subvencionados por Euskalit, pero también se pueden organizar talleres/cursos «in-company» con el aval de Euskalit, pregunta por ellos si es ésto lo que te interesa. Es preferible para la implantación de la Metodología #5SDigitale la experiencia de participar en un taller piloto de los programados en Euskalit dentro del programa KnowInn ya que al asistir otras organizaciones, aparecen soluciones y aportaciones que enriquecen el conocimiento de todos los que asistimos a su desarrollo, por eso yo los recomiendo como primera opción.

La implantación de la metodología #5SDigital está enfocada a ser realizada sobre un proyecto piloto en el que consigamos un éxito fácil e inmediato con resultados tangibles y medibles desde un primer momento que animen a extender la metodología a otras áreas o a la organización entera. Puedes consultarnos los casos de éxito que ya la han realizado y preguntar directamente a las empresas que lo han implantado sobre las dificultades y beneficios obtenidos. Anímate, la primera empieza la semana que viene y se llena enseguida…